TRACES
TRACES (Trade Control and Expert System) ist ein elektronisches System der Europäischen Union zur Überwachung und Kontrolle des Handels mit Lebensmitteln und Tieren. Es wurde entwickelt, um die Lebensmittel- und Tiergesundheit sowie den Tierschutz in der EU zu verbessern, indem es die Verfolgbarkeit und Überwachung von Produkten entlang der gesamten Lieferkette ermöglicht. TRACES ist ein wichtiges Instrument zur Verhinderung und Bekämpfung von Tierseuchen und zur Sicherstellung der Einhaltung der EU-Vorschriften für Lebensmittel und Tierprodukte. Es wird von den Behörden der Mitgliedstaaten sowie von der Europäischen Kommission genutzt.
Anleitung zur Nutzung von TRACES
TRACES – Trade Control and Expert System
TRACES.NT ist ein von der Europäischen Union eingeführtes Datenbanksystem (TRAde Control and Expert System New Technology). Ab dem 19. Oktober 2017 ist das Datenbanksystem TRACES verbindlich für die Erstellung und Abfertigung von Kontrollbescheinigungen und Teilkontrollbescheinigungen zu nutzen, um den physischen Warenweg im Zusammenhang mit dem Import abzubilden.
Jedes Unternehmen, das in den Importprozess involviert ist (z.B. Importeur, erster Empfänger), muss sich als Benutzer in TRACES.NT registrieren. Nur dann können vollständige Angaben in TRACES.NT gemacht und die Kontrollbescheinigung von der Drittlandkontrollstelle erstellt werden.
Wie funktioniert der Ablauf bei TRACES.NT?
- Registrierung des Importeurs/Erstempfängers bei TRACES.NT
- Validierung der Registrierung in TRACES.NT durch die zuständige Länderbehörde
- Der Exporteur beantragt die Kontrollbescheinigung bei seiner Zertifizierungsstelle. Alternativ kann auch der Importeur die Daten der Kontrollbescheinigung in TRACES.NT eingeben. Achtung, alle Pflichtfelder in TRACES.NT müssen ausgefüllt werden!
- Eine Papierversion wird weiterhin von der Zertifizierungsstelle des Exporteurs (Drittlandkontrollstelle) ausgestellt.
- Die Drittlandkontrollstelle wird automatisch über die Eintragung in TRACES.NT informiert.
- Daten in TRACES.NT werden von der Drittlandkontrollstelle geprüft und bestätigt.
- Der Importeur informiert GSCI Services über den Import vor der Verzollung (Zusendung der Kontrollbescheinigung per Mail an gil@gsci-services.de).
- Der Zoll bearbeitet ausgedruckte Kontrollbescheinigung bei Verzollung und gleicht diese mit TRACES.NT ab. Importware wird nur verzollt, wenn Daten vollständig in TRACES.NT eingetragen sind.
- Der Erstempfänger dokumentiert auf der Papierversion der Kontrollbescheinigung und in TRACES.NT den Erstempfang in Feld 31.
- Der Importeur bewahrt als Nachweis das unterzeichnete Original der Kontrollbescheinigung auf.
TRACES Anmeldung
- Schritt: Anmeldung / Kontoerstellung
Um sich in TRACES.NT zu registrieren, benötigen Sie einen „EU Login“. Wenn Sie noch keinen Zugang haben, erstellen Sie sich diesen unter https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login
Nachdem Sie „Konto erstellen“ angeklickt haben, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link zur eigenen Passworterstellung zugeschickt.
- Schritt: Registrierung in TRACES.NT als „operator“ und als „user“
Nach erfolgreicher Erstellung eines „EU-Login“ ist es erforderlich, Ihr Unternehmen als „operator“ anzumelden. Klicken Sie hierzu auf diesen Link (https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login) und melden Sie sich mit ihren „EU Login“ Daten an. Sie können Ihr Unternehmen registrieren, indem Sie unter dem Button „operator“ ihren Unternehmensnamen im Suchfeld eingeben und suchen. In dem folgenden Fenster besteht die Möglichkeit unter „create a new operator“ alle Details zu Ihrem Unternehmen einzutragen.
Im Feld „Operator Identifier“ (Identifizierungsmerkmal Ihres Unternehmens) tragen Sie ihre EORI-Nummer ein.
Unter „Operator Activities“ geben Sie sowohl als Importeur als auch für Erstempfänger „Organic Importer“ an.
Wenn alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie oben auf „create“.
In den Anleitungen der Behörden (siehe oben) finden Sie eine genaue Beschreibung, wie die Einträge vorzunehmen sind.
- Schritt: Freischaltung / Validierung durch die zuständige Landesbehörde
Nach erfolgreicher Anmeldung und bevor ihr Unternehmen in TRACES.NT auf einer Kontrollbescheinigung aufgeführt werden kann, muss die Eintragung des Importeurs durch die zuständige Landesbehörde bestätigt werden. Die Bearbeitung eines Antrags setzt voraus, dass alle erforderlichen Angaben im TRACES.NT Datenbanksystem vom Antragsteller bereits eingetragen worden sind.
Für die Erteilung von Zugangsrechten stellen einige Bundesländer Informationen mit den erforderlichen Schritten bereit. Nach unserem Kenntnisstand ist das Anmeldeprozedere bei TRACES.NT in allen Bundesländern gleich. Die Meldung zur Validierung ist unterschiedlich:
Baden-Württemberg: Antrag auf Erteilung von Zugangsrechten zu TRACES.NT
Berlin und Brandenburg: Antrag auf Erteilung von Zugangsrechten
Nordrhein-Westfalen: Antrag auf Erteilung von Zugangsrechten zu TRACES.NT
Sachsen: Anleitung für Importeure
Sofern Sie ihren Unternehmenssitz in einem anderen Bundesland haben, empfehlen wir Ihnen, die Validierung per Email unter Angabe ihrer Unternehmensdaten, des angelegten Benutzers und der EORI Nummer formlos zu beantragen.
Liste der deutschen Zollämter
Im Feld 9 der Kontrollbescheinigung in TRACES NT ist das zuständige Zollamt unter der Angabe des Dienststellenschlüssels einzutragen.
Information für Spediteure und Transportunternehmen
In zwei Schritten können sich Responsible For the Load (RFL)-Spediteure bei TRACES.NT anmelden:
- Schritt: Anmeldung bei der ECAS-Datenbank unter https://webgate.ec.europa.eu/agriportal/awaiportal/
- Schritt: Anmeldung bei TRACES NT auf der Produktivebene unter https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login
Bei den RFL-Unternehmen handelt es sich nicht um zertifizierte Bio-Unternehmen sondern um herkömmliche Spediteure, die sich in TRACES.NT registrieren und validieren lassen können.
Die Validierung läuft momentan über DG SANTE. Später können auch die Zertifizierungsstellen und Länderbehörden die Speditionen und Benutzer der Speditionen validieren. Ein Benutzer, der als RFL in TRACES.NT registriert wird, kann keine Kontrollbescheinigung erstellen und auch nicht im Namen des Erstempfängers unterschreiben. Dies können ausschließlich die zertifizierten Unternehmen. Ein RFL kann die Bescheinigungen einsehen, in denen das Unternehmen erwähnt ist und, wenn die Ware geteilt werden soll, kann der RFL die Teilung vornehmen. Die Teilkontrollbescheinigung muss vom zertifizierten Erstempfänger unterschrieben werden.
Weitere Informationen vom TRACES Documentation Portal
FAQs: https://webgate.ec.europa.eu/cfcas3/tracesnt-webhelp/Content/K_More%20Information/FAQs.htm
- bei weiteren technischen Fragen wenden Sie sich an den SANTE Helpdesk: SANTE-TRACES@ec.europa.eu
- bei weiteren Fragen zum Verfahren zur Kontrollbescheinigung (COI) an die GD AGRI: AGRI-E-COI-Organic@ec.europa.eu
Importe aus der Schweiz
Für den Import von Bio-Ware aus der Schweiz sind keine Kontrollbescheinigung relevant. Daher müssen Importe aus der Schweiz nicht über TRACES.NT abgewickelt werden.
Bitte beachten Sie auch unsere ergänzenden Informationen zu TRACES:
- Verordnung (EU) Nr. 2016/1842 mit Erläuterungen zur neuen Kontrollbescheinigung
- TRACES Release Version 2.6.0 – Neue Version, seit 05.07.2017 implementiert
- Dokument der BLE zur Funkionsweise von TRACES
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